首先，讓我們看看《成績表》和《成績通知單》的格式，見圖1和圖2。

　　圖1 成績表

　　圖2 成績通知單

　　解決思路：

　　1.《成績表》和《通知單》分建立在兩個工作表中。

　　2.《通知單》可以通過函數調用《成績表》中每個學生之資料。

　　3.建立一個單元格下拉菜單供選擇所有學生姓名，當選項改變時，通知單跟隨改變。而且在現有資料上增加學生數量后不受影響，從而使通知單設計達到通用之功能。

　　明確了思路，現在以實例具體講解實現方法。

　　步驟1.定義名稱

　　選擇《成績表》A1，點擊【插入】【名稱】【定義】，然后按圖3方式輸入信息：當前工作簿的名稱處輸入“姓名”(不含引號)，在引用位置處輸入“=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含義：通過COUNTA(A:A)-1返回A列學生數目，減1是因A列中非空單元格數量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函數提取A列所有學生姓名。

　　圖3 定義名稱

　　步驟2.設置數據有效性

　　進入《通知單》單元格A4，點擊【數據】【有效性】【設置】，在有效性條件之允許處選擇條件為序列，來源處輸入“=姓名”，同時確保右邊“提供下拉箭頭”前已打勾(見圖4)，確定后點擊單元格I4試試效果(見圖5)。

　　圖4 設置數據有效性

　　圖5 有效性建立之單元格下拉菜

　　步驟3.建立通知單基本格式

　　按以下圖六建立一個空白格式，以待調用成績表之數據。

　　圖6

　　步驟4.設計公式調用數據

　　A.選中單元格C2，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I4,成績表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同學成績通知單"

　　B.選中單元格D4，輸入公式：=I4

　　C.選中單元格F4，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I4,成績表!A2:C1000,3,0)

　　D.選中單元格H4，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I4,成績表!A2:B1000,2,0)

　　E.選中單元格F5，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I$4,成績表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)

　　F.選中單元格F5，將公式向下拉至F11

　　此時公式設計完畢，可以選擇單元格I4之下拉箭頭選擇不同學生姓名，可以看到《通知單》之數據有跟隨變化。后續打印時則通過下拉框打印隨時打印任何學生之成績，而不破壞原成績表之格式。

　　公式解析：VLOOKUP是查找公式，有四個參數，分別為[查找值]、[數據表]、[序列數]、[匹配條件]。

　　查找值即需要到目標區域查找之目標數據，可以輸入目標值，也可以是單元格引用;

　　數據表是被查找之區域，本例中數據只有10個，而引用區域輸入A2：D1000是為了讓成績表中增加數據時通知單公式可以通用，不用再修改公式。若您的學生數目超過1000時可以將本引用域再相應增大，使公式能適應所有變化。

　　序列數是指目標值在被查找區域所在的列數，輸入2，則返回目標區域第二列的值。

　　匹配條件一般有兩個選項，0和1。0表示精確匹配，1表示近似匹配。可以根據不同狀況下選擇相應的匹配條件。

　　結語：WPS表格的查找函數又稱為引用函數，功能強大，靈活多變。用于搜索數據和格式轉換有較好的功用。查找函數VLOOKUP外還是HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等，只有靈活掌握這些函數才能讓WPS表格真正發揮潛能，讓很多人工查詢方式轉化為函數自動搜索，從而提升效率。