一般來(lái)說(shuō)，題庫(kù)中的試題大多要求用數(shù)據(jù)庫(kù)格式錄入，而平時(shí)教師們寫(xiě)教案、出試卷都是用Word，對(duì)VFP、Access、Excel等用得較少。況且，用數(shù)據(jù)庫(kù)格式錄入試卷也不是很方便。這就產(chǎn)生了一個(gè)問(wèn)題，如何將用Word方式錄入的試題(本文以選擇題為例)轉(zhuǎn)換為Excel電子表格或DBF文件格式呢？

　　思路分析

　　對(duì)于把有分隔字符(該符號(hào)用來(lái)分隔每個(gè)字段)的文本文件轉(zhuǎn)換為Excel電子表格，大家可能都比較熟悉。因此只要將以Word方式錄入的選擇題轉(zhuǎn)換為有分隔字符的文本文件就大功告成了。可見(jiàn)，此步驟是關(guān)鍵一步。如圖1是以Word方式錄入的選擇題，如圖2是將圖1轉(zhuǎn)換后的Excel數(shù)據(jù)庫(kù)格式。從圖2中可以看到，一道題包括題干及四個(gè)選項(xiàng)，題干及選項(xiàng)分屬不同字段，題與題之間用段落符分隔(即分行)，題干與各選項(xiàng)間用分隔字符分列。了解上述思路后，我們就可以進(jìn)行轉(zhuǎn)換了。

圖1 Word中的題目

　　問(wèn)題解決

　　1.設(shè)立分隔字符，將文檔保存為純文本文件

　　由于文檔輸入的格式有所不同，如圖1所示第一題中各選項(xiàng)間有空格，這里還需去除選項(xiàng)間的空格。打開(kāi)“查找與替換”對(duì)話(huà)框，在查找內(nèi)容欄輸入“^w”(“^w”為空格標(biāo)志符，點(diǎn)擊“高級(jí)→特殊字符”即可找到)，替換欄為空白，點(diǎn)擊[全部替換]按鈕，這樣就刪除了文本中的空白區(qū)域。按照題干與各選項(xiàng)間用分隔字符分列的思路，我們分別在題干與選項(xiàng)A、選項(xiàng)A與選項(xiàng)B、選項(xiàng)B與選項(xiàng)C、選項(xiàng)C與選項(xiàng)D間設(shè)立分隔字符，分隔字符一定要是特殊符號(hào)且文檔中所沒(méi)有的，本文以“@”為例。

[next]  具體方法如下：打開(kāi)圖1所示的文檔，復(fù)制“A、”，執(zhí)行“編輯→替換”命令，將光標(biāo)停放在查找欄，按下“Ctrl+V”鍵，在查找欄輸入“A、”。在替換欄中輸入“@ A、”，點(diǎn)擊[全部替換]按鈕，這樣文中所有的選項(xiàng)“A、”被替換成了“@ A、”，同樣，將“B、”替換成“@ B、”，將“C、”替換成“@C、”，將“D、”替換成“@D、”。由于圖1第二題中選項(xiàng)間有段落符標(biāo)志，需要去除選項(xiàng)間的段落標(biāo)志符，在“查找與替換”對(duì)話(huà)框中，將“^p@”替換為“@”(“^p”為段落標(biāo)志符，點(diǎn)擊[特殊字符]按鈕即可找到)，去掉“@”字符前的所有段落標(biāo)志符。最后結(jié)果如圖3，然后將該文檔另存為純文本文件。 圖3加入分隔符的文本文件

　　2.將純文本文件轉(zhuǎn)換為Excel電子表格

　　在Excel空白文檔中，執(zhí)行“文件→打開(kāi)”命令，打開(kāi)剛才保存的純文本文件，出現(xiàn)如圖4所示對(duì)話(huà)框，選中“分隔符號(hào)”，然后單擊[下一步]。在如圖5所示的對(duì)話(huà)框中，選中“其他”復(fù)選框，然后輸入字符“@”，單擊[亂徊絔，最后點(diǎn)擊[完成]。這樣，就將文本文檔轉(zhuǎn)換成了Excel數(shù)據(jù)表格。

圖4選中“分隔符號(hào)”

　　這時(shí)轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)格式還不是十分理想，還需要對(duì)Excel數(shù)據(jù)表格進(jìn)行單元格格式設(shè)置。首先手工調(diào)整各列的適當(dāng)列寬。選中整個(gè)數(shù)據(jù)，然后點(diǎn)擊“格式→單元格”，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話(huà)框，單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，在“垂直對(duì)齊”下拉菜單中選擇“居中”，按下[確定]按鈕。最后執(zhí)行“格式→行→最適合的行高”命令，文檔就自動(dòng)對(duì)得整整齊齊了，效果如圖2。

　

圖5選中“其他”復(fù)選框

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小結(jié)

　　1.本例是將Word中錄入的選擇題轉(zhuǎn)換為Excel電子表格，利用Excel的導(dǎo)出功能可以很輕松地將Excel表格轉(zhuǎn)換為Access及DBF文件等。

　　2.以Word方式錄入的選擇題盡管格式各不相同，但在轉(zhuǎn)換時(shí)只要把握兩條原則：

　　(1)題干與各選項(xiàng)間排列緊湊并用分隔字符分列。

　　(2)題與題之間用段落符分行，然后進(jìn)行巧妙替換。