如今，計算機已經深入到我們生活的方方面面，而用得最多的，要數那些企事業單位。而這些單位用得最多的無外乎是用辦公軟件。據筆者觀察，許多擁有多個部門單位在匯總文件時常出現文件風格各異、混亂不堪的現象，有的打印文件無條理性，有的把字體修飾得花里花哨，缺乏莊重之氣，……如何避免這種現象出現呢？

　　我的一位朋友告訴我，在他們公司不論需要處理什么樣的文稿，也不論格式多么復雜，都可以從公司的電腦中調出相應的模板，他所需要做的，就是把具體的內容“填”去。這樣非常方便他和其他辦公者使用，也節省時間，提高工作效率。其實，許多文字處理軟件在開發時就已經考慮到了用戶統一文檔風格的需求，提供了必要的功能。本文，就是要介紹一下如何在一個團隊內創建和管理模板。

　　模板是什么？

　　模板是一個用來創建文檔的原型，許多文字處理軟件，比如WPS、Word 、WordPro等，都提供很多現成的模板，它們可以分別被用來制作不同類型的文本（備忘錄、信件、新聞）稿。用戶也可以按需要定制模板。一個模板一般包含以下信息（僅以Word為例）：

　　文本的格式信息，包括分頁、段、字、圖文框、表格等；

　　樣式：預先定義好的文本格式用于快速格式化文本；

　　內容：文本（包括占位符），圖片， OLE對象 ，表格；

　　宏按鈕（帶指示定位符，告訴您鍵入或插入什么）等；

　　自定義工具欄、宏、快捷鍵、自動圖文集詞條；

　　你知道什么時候使用模板嗎? 每次當您創建一個文本（如公司新聞稿或小冊子），而您想用統一格式時，可使用一個特定的模板。

　　那么，你又該到什么地方找到模板呢? 在一般的文字處理軟件中，可以通過選擇“文件”→“新建文檔”來找到需要的模板。

　　如何創建模板？

　　創建模板有兩種基本方法。

　　方法一： 選擇“文件 新建”，在新建對話框中選中“模板”項，編輯文檔，加入模板所需信息，然后保存。

　　方法二：打開一篇包含可以重復使用的信息等項目的文檔，并將該文檔另存為模板。具體的步驟，可以參考軟件的使用幫助。

　　為初級用戶“導航”

　　對于使用電腦的初級辦公用戶，面對一個模板，可能會感到不知所措。這就要求模板的創建者一定要充分考慮到不同用戶的特點，經過詳細的調查再決定模板的呈現方式。比如，? 候，即使一個模板中已經定義了所有的樣式，但如果用戶選擇模板后，面對的只是一個空蕩蕩的屏幕，他可能永遠都不會注意到模板的創建者費盡心機為他準備的各種樣式和自動圖文集。那么，對于這樣的用戶，這種模板就是失敗的。

　　有沒有辦法制作出更適合初級用戶使用的模板呢？筆者以Word為例，通過介紹幾種方法，幫助大家制作友好的模板。

　　制作帶有提示按鈕的模板

　　所謂提示按鈕是指一個“域”。 域是保存在文檔中的可能發生變化的數據Ｎ頤親畛Ｓ玫降撓蠐?PAGE 域，即在添加頁碼時插入的能夠隨文檔的延伸而變化的符號。我們可以利用域在文檔的特殊位置布置一些提示信息，告訴用戶可以單擊該信息，并輸入新的文字代替這些信息。同時，新輸入的文字可以繼承提示信息的外觀特征，如字體、字號、段落特點等等。

　　比如，如果我們需要在一個模板中指明標題、作者等信息的輸入位置，并賦予適當的格式，就可以這么做：

　　1、按下 Ctrl＋F9 組合鍵，插入一對標明域代碼的花括號（{}）；

　　2、在花括號之間鍵入“MacroButton NoMacro [單擊此處輸入文檔標題]”或“MacroButton NoMacro [單擊此處輸入作者姓名]”；

[next]

 

　　3、對插入的域和文字進行必要的格式設置；

　　4、在域上方單擊鼠標右鍵，并選擇“切換域代碼”。

　　經過上面的設置，我們就可以在屏幕上得到帶有相應格式的兩條信息(如圖2)，使用鼠標單擊每個提示的

　　結果，該提示將處于被選中狀態，如果是輸入文字，它將替換提示。插入域代碼時需要注意的是，標識域代碼的花括號不能使用鍵盤上的現有符號鍵入，而必須使用Word制定的組合鍵。

    制作自動提示用戶輸入信息的模板

　　使用Word的域，還可以結合“宏”使提示信息“活”起來。所謂的“活”是指當用戶使用特定的模板時，Word會彈出一系列的對話窗口，提示用戶在窗口中輸入指定的信息，然后由Word負責安排到合適的位置，并賦予一定的格式。這種特性對初級用戶特別適用。WordPerfect提供了一個非常好的論文模板。用戶確定了論文題目后，打開這個模板，會看到一系列對話框，提示輸入各種信息。等這些信息都輸入完成后，論文的骨架也就搭成了，剩下的工作就是輸入論文正文、更新一下目錄和索引了。Word也為我們提供了論文模板，但沒有這種(提示輸入各種信息的)自動功能。但是我們可以通過使用Fillin域做出類似的模板。具體辦法如下：